2. Tạo hoạt động

You are here:
< All Topics

Để tạo các hoạt động chăm sóc khách hàng trên Calendar bạn thực hiện theo hướng dẫn sau đây:

(1). Click vào icon  ở góc phải để vào màn hình Calendar và tiến hành tạo hoạt động.

(2). Tại màn hình Calendar, click chọn “Thêm cuộc gọi” hay khác tùy vào mục đích sử dụng.

    • Chọn thời gian tạo lịch chăm sóc: Tháng/ Tuần/ Ngày này/ Sắp tới.
    • Chọn hoạt động chăm sóc: Thêm cuộc gọi/ Cuộc hẹn.

(3). Nhập các thông tin hoạt động cần tạo, sau đó click button “Lưu”.

1. Tên cuộc họp.

2,3: Thời gian bắt đầu – thời gian kết thúc.

4. Giao cho: Người phụ trách chính cuộc họp này.

5. Tình trạng hoạt động: Lên kế hoạch/ Đã kết thúc/ Hủy.

6. Gởi thông báo Email: khi có thay đổi Khi tick  vào field này, hệ thống sẽ gửi email cho các đối tượng sau:

– Người phụ trách (bạn): Gửi email Phân công hoạt động đến cho bạn khi có một hoạt động giao cho bạn phụ trách.

– Người phụ trách (bạn): Khi người khác vào sửa các thông tin (Thời gian diễn ra, Địa điểm, Tình trạng, Mô tả) hoạt động mà bạn đang phụ trách, hệ thống sẽ gửi email thông báo Cập nhật đến cho bạn.

– Người được mời: Trong trường hợp hoạt động có thay đổi một số thông tin (Thời gian diễn ra, Địa điểm, Tình trạng, Mô tả) và người được mời chưa chấp nhận lời mời tham gia hoạt động, hệ thống sẽ gửi lại email Lời mời đến người được mời lần nữa.

– Người được mời: Trong trường hợp hoạt động có thay đổi một số thông tin (Thời gian diễn ra, Địa điểm, Tình trạng, Mô tả) và người được mời đã chấp nhận lời mời tham gia hoạt động, hệ thống sẽ gửi email thông báo hoạt động đã cập nhật.

7. Loại hoạt động: Cuộc gọi/ Cuộc hẹn.

8. Công ty: Nhập thông tin Công ty/ Người liên hệ liên quan đến hoạt động.

– Nếu chọn Người liên hệ: Hệ thống sẽ hiển thị 2 popup xác nhận bạn click “Yes” để hệ thống tự điền các thông tin Địa chỉ của người liên hệ được chọn vào field Địa điểm và tự động điền tên người liên hệ đó vào field Người liên hệ được mời.

– Nếu chọn Công ty: Hệ thống hiển thị 1 popup xác nhận bạn click “Yes” để hệ thống tự điền thông tin Địa điểm vào.

9. Địa điểm: Nhập thông tin địa điểm diễn ra hoạt.

10. Chế độ chia sẻ: đây là chức năng quyết định hoạt động của bạn sẽ hiển thị trên lịch của người khác ở trạng thái công khai hay riêng tư.

11. Nhắc lịch qua Email: tick vào field này và set thời gian nhắc nhở, khi sắp đến giờ hoạt động diễn ra, bạn và những người được mời sẽ nhận được email Reminder.

Ví dụ: Bạn muốn nhắc cuộc họp này trước 1 ngày diễn, bạn sẽ chọn 1 Ngày 0 Giờ 0 Phút.

12. Mô tả: Mô tả thêm về nội dung cuộc họp.

13. Người liên hệ được mời: chức năng này sẽ lưu lại những người liên hệ (khách hàng) sẽ tham gia vào cuộc họp của bạn, đồng thời khi nhập những khách hàng này vào, hệ thống sẽ tự động gửi email Lời mời tham gia cuộc họp đến những khách hàng đó.

14. Người dùng được mời: trường hợp một cuộc họp cần có nhiều người phụ trách nhưng field Giao cho chỉ cho nhập 1 người, thì field Người dùng được mời này sẽ cho nhập những người phụ trách (phụ) còn lại. Khi nhập User vào field này, hệ thống sẽ tự động gửi email Lời mời đến cho User.

Nếu Người liên hệ hoặc người dùng chấp nhận lời mời bằng cách click vào đường dẫn “Nhấn vào đây để đồng ý lời mời” thì hoạt động đó sẽ được liên kết với khách hàng đó.

Ngoài ra, bạn có thể theo dõi tình trạng gửi email Lời mời cho khách hàng tại màn hình thông tin chi tiết của hoạt động: Chờ gửi/ Đã gửi/ Đã đồng ý/ Thất bại (trường hợp này xảy ra khi khách hàng không có email).

15. Hiển thị toàn bộ thông tin: Khi bạn nhấp chọn vào đây thì sẽ hiển thị màn hình đầy đủ cho tạo các hoạt động

⇒ Tại màn hình chi tiết, bạn có thể Tạo lịch làm việc định kì để tạo những hoạt động diễn ra thường xuyên, lặp đi lặp lại.

(4). Hoạt động vừa tạo sẽ hiển thị trên màn hình Calendar.

Previous 1. Tạo công việc
Next 3. Xem lịch làm việc
Table of Contents