5. Tạo hoạt động chăm sóc qua tổng đài IP

You are here:
< All Topics

Sau khi bạn thực hiện cuộc gọi với khách hàng thông qua tổng đài IP (Call Center), bạn tiến hành nhập các thông tin liên quan đến cuộc gọi, hệ thống sẽ lưu lại thông tin cuộc gọi này trong màn hình chi tiết khách hàng liên quan.

Như vậy, sau này nếu khách hàng được giao lại cho nhân viên khác chăm sóc, nhân viên đó vẫn có thể nắm bắt được sở thích, thói quen của khách hàng mà tiếp tục kế hoạch chăm sóc cho phù hợp.

Để thực hiện các hoạt động cuộc gọi với khách hàng, trước tiên bạn cần kiểm tra lại các thông tin sau đây để đảm bảo trong quá trình sử dụng phần mềm:

    • Kiểm tra cấu hình tích hợp tổng đài IP vào phần mềm: bạn vui lòng liên hệ với bộ phận kĩ thuật để kiểm tra các thông tin cấu hình.
    • Kiểm tra số máy nhánh cá nhân: vào màn hình thông tin cá nhân để kiểm tra.
    • Kiểm tra thông tin cấu hình trên softphone: bạn vui lòng liên hệ bộ phận kĩ thuật để lấy thông tin cấu hình và tham khảo cách hướng dẫn cấu hình vào softphone.

Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra và đảm bảo các thông tin đã đầy đủ, bạn có thể thực hiện cuộc gọi theo các bước hướng dẫn dưới đây:

1. Cuộc gọi đi

(1). Chọn vào nút gọi  ngay cạnh số điện thoại của khách hàng.

(2). Vào phần mềm softphone – Zoiper, click và nút gọi màu xanh để xác nhận bắt đầu thực hiện cuộc gọi.

(3). Nếu khách hàng nghe máy, hệ thống sẽ hiển thị màn hình ghi nhận thông tin lên, bạn có thể nhập các thông tin trong quá trình trao đổi với khách hàng tại màn hình này.

(4). Sau khi nhập các thông tin liên quan để ghi nhận lại nội dung cuộc gọi, chọn “Lưu”.

Ghi chú:

Trong phần ghi lại nội dung cuộc gọi, có 2 trường thông tin cần lưu ý:

    • Mục đích: Khi chọn mục đích cuộc gọi, hệ thống sẽ tự động điền mục đích này vào Tiêu đề, bạn cũng có thể sửa lại tiêu đề theo ý muốn.
    • Kết quả cuộc gọi:
      • Nếu lựa chọn kết quả Hẹn gọi lại thì hệ thống sẽ tự động lên lịch cho cuộc gọi tiếp theo.
      • Nếu chọn kết quả Khách hàng quan tâm, hệ thống sẽ hiển thị thông tin khách hàng ra, cho phép bạn có thể cập nhật thông tin khách hàng, sản phẩm/ dịch vụ mà khách hàng quan tâm.

2. Cuộc gọi đến

Nhận cuộc gọi từ khách hàng cũ

Khách hàng cũ là những khách hàng đã được lưu các thông tin liên lạc vào hệ thống Paroda CRM. Khi những khách hàng này gọi đến, màn hình ghi nhận nội dung cuộc gọi sẽ hiển thị cùng với thông tin liên quan đến khách hàng này, khi bạn nhập nội dung cuộc gọi này và lưu lại thì sẽ được lưu vào hồ sơ thông tin khách hàng tương ứng.

(1). Khi khách hàng gọi đến tổng đài, màn hình thông báo cuộc gọi đến hiện lên.

(2). Vào phần mềm Zoiper, click vào nút Gọi màu xanh để nhấc máy tiếp nhận cuộc gọi.

(3). Sau khi nhấc máy tiếp nhận cuộc gọi, hệ thống sẽ hiển thị màn hình ghi nhận nội dung cuộc gọi cùng với thông tin khách hàng.

(4). Tiến hành nhập các thông tin liên quan để ghi nhận lại nội dung cuộc gọi, sau đó click “Lưu”.

Ghi chú: Trong màn hình này, ngoài chức năng chính là ghi nhận nội dung cuộc gọi, còn có các chức năng phụ khác, bạn tham khảo phần Ghi chú tại mục: Cuộc gọi đi.

Nhận cuộc gọi từ khách hàng mới

Khi có số điện thoại lạ gọi đến, nếu bạn nhấc máy thì hệ thống sẽ hiển thị form tạo nhanh để có thể tạo các thông tin liên hệ với khách hàng mới.

Sau khi đã nhập thông tin khách hàng vào form và nhấn Lưu, hệ thống sẽ hiển thị màn hình ghi nhận nội dung cuộc gọi với thông tin khách hàng vừa nhập.

(1). Khách hàng mới gọi đến tổng đài, màn hình thông báo cuộc gọi đến hiện lên.

(2). Vào phần mềm Zoiper, click vào nút Gọi màu xanh để nhấc máy tiếp nhận cuộc gọi.

(3). Sau khi nhấc máy, phần mềm Paroda CRM sẽ hiển thị form điền thông tin khách hàng mới, bạn điền các thông tin mà khách hàng đã cung cấp vào form này, sau đó click “Lưu” để lưu lại thông tin khách hàng.

(4). Sau khi đã nhập thông tin khách hàng vào form, hệ thống sẽ hiển thị màn hình ghi nhận nội dung cuộc gọi với thông tin khách hàng vừa nhập.

(5). Tiến hành nhập các thông tin liên quan để ghi nhận lại cuộc gọi, sau đó click “Lưu”.

Ghi chú:

    • Trong popup này, ngoài chức năng chính là ghi nhận nội dung cuộc gọi, còn có các chức năng phụ khác, bạn tham khảo phần Ghi chú tại mục: Cuộc gọi đi.
    • Đối với khách hàng cũ đã từng liên hệ nhưng dùng số điện thoại khác để gọi đến, bạn có thể tra cứu thông tin khách hàng cũ này ở Tab “Tìm kiếm”.

(1). Nhập 1 vài thông tin liên quan đến khách hàng, sau đó click “Tìm kiếm”.

(2). Khi tìm được thông tin phù hợp, click “Chọn” thì hệ thống sẽ hiển thị nội dung cuộc gọi với thông tin khách hàng đã chọn, tiến hành nhập các thông tin ghi nhận về cuộc gọi và lưu lại như đã hướng dẫn.

Previous 4. Tạo hoạt động chăm sóc trực tiếp trên phần mềm CRM
Next 6. Chuyển đổi đầu mối sang người liên hệ
Table of Contents