1. Luồng công việc (workflow)

You are here:
< All Topics

1. Tổng quan

Bạn muốn:

– Mọi thao tác trên phần mềm của bạn được tự động hoá.

– Nhận được thông báo tự động qua mail khi có khách hàng mới.

– Nhận được SMS khi nhận được yêu cầu tư vấn từ phía khách hàng.

– Theo dõi tình trạng đơn hàng của bạn một cách tự động.

Chức năng workflow trên phần mềm Paroda CRM sẽ giúp bạn giải quyết hết các vấn đề này một cách nhanh chóng.

Vậy workflow là gì?

Workflow (luồng công việc) là một chuỗi các công việc được sắp xếp theo một trật tự thống nhất. Các công việc được thực hiện theo trình tự và liên tục cho đến khi hoàn thành.

Workflow mang lại lợi ích như thế nào?

– Tự động thông báo khi có các công việc liên quan đến bạn.

– Tự động gửi SMS nhắc nhở về lịch hẹn, lịch họp.

– Tự động gửi Email khi có báo cáo mới theo định kỳ.

– Tự động tạo công việc nối tiếp nhau theo một quy trình đã định trước.

2. Hướng dẫn chi tiết

2.1 Email cảnh báo theo quy trình

Bạn có thông tin những đơn hàng, và bạn muốn nhận được cảnh báo khi đơn hàng của bạn được thay đổi tình trạng. Thực hiện các bước sau:

Lưu ý: Để thực hiện các bước dưới đây, tài khoản login của bạn phải là tài khoản Admin và đã Cấu hình Email server.

(1). Truy cập “Menu”, chọn “Cài đặt” vào “Cài đặt hệ thống”.

(2). Vào mục “Tự động hóa”, chọn “Workflows”.

(3). Tiến hành tạo mới 1 Workflows.

(4). Tại màn hình tạo mới bạn tiến hành tạo 1 Workflows theo hướng dẫn như sau:

Thông tin cơ bản:

1: Đặt tên cho Workflows bạn đang muốn tạo.

2: Lựa chọn Module áp dụng Workflows này.

3: Check chọn lựa chọn bao gồm cả tạo mới và sửa khi kích hoạt Workflows.

4: Check chọn để gửi email mỗi khi thỏa điều kiện.

– Tiến hành thêm điều kiện:

1: Click để thêm mới 1 điều kiện.

2: Điều kiện áp dụng cho Workflows này (ở đây là: tình trạng là đã phê duyệt).

– Tiến hành tạo nhiệm vụ cho Workflows:

1: Tên tác vụ.

2: Bạn lựa chọn gửi email tới ai (chọn người phụ trách (user) email).

3: Đặt tên tiêu đề cho email.

4: Nội dung email (bạn có thể chẹn các biến vào trong nội dung email ví dụ: tên đơn hàng, mã đơn hàng…).

(5). Nhấn “Lưu”, tiếp tục nhấn “Lưu” để hoàn tất việc tạo workflows.

Bây giờ bạn hãy tạo một đơn hàng, sau đó chuyển trạng thái đơn hàng đó về đã phê duyệt để kiểm tra kết quả.

2.2 SMS cảnh báo theo quy trình

Tương tự như việc cảnh báo qua Email, trên hệ thống Paroda CRM bạn hoàn toàn có thể tạo ra những cảnh báo thông qua SMS.

Công ty bạn có những cơ hội bán hàng, khi cơ hội bán hàng được chốt thành công, bạn muốn nhận được thông báo tin nhắn SMS trên điện thoại của mình. Thực hiện các bước sau để nhận được SMS tự động từ hệ thống.

Lưu ý: Để thực hiện các bước dưới đây, tài khoản login của bạn phải là tài khoản Admin và đã Cấu hình SMS Brandname.

(1). Truy cập “Menu”, chọn “Cài đặt” vào “Cài đặt hệ thống”.

(2). Vào mục “Tự động hóa”, chọn “Workflows”.

(3). Tiến hành tạo mới 1 Workflows.

(4). Tại màn hình tạo mới bạn tiến hành tạo 1 Workflows theo hướng dẫn như sau:

– Thông tin cơ bản:

1: Đặt tên cho Workflows bạn đang muốn tạo.

2: Lựa chọn Module áp dụng Workflows này.

3: Check chọn lựa chọn bao gồm cả tạo mới và sửa khi kích hoạt Workflows.

4: Check chọn để gửi sms mỗi khi thỏa điều kiện.

– Tiến hành thêm điều kiện:

1: Click để thêm mới 1 điều kiện.

2: Điều kiện áp dụng cho Workflows này (ở đây là: kết quả là thành công).

– Tiến hành tạo nhiệm vụ cho Workflows:

1: Tên tác vụ.

2: Chọn người nhận tin nhắn.

3: Nội dung tin nhắn.

(5). Nhấn “Lưu”, tiếp tục nhấn “Lưu” để hoàn tất việc tạo workflows.

Bây giờ bạn hãy tạo một cơ hội, sau đó chuyển kết quả của cơ hội sang thành công và kiểm tra tin nhắn SMS trên điện thoại.

Next 2. Xây dựng cây vai trò
Table of Contents