7. Dành cho Admin

You are here:
< All Topics

Bài viết này nhằm hướng dẫn cho Admin (Người quản trị hệ thống) những bước cơ bản nhất khi bắt đầu sử dụng hệ thống phần mềm CRM.

1. Thiết lập thông tin công ty

Để thông tin công ty của bạn hiển thị trên phần mềm Paroda CRM (ví dụ như: logo Công ty), bạn cần cấu hình thông tin công ty như sau:

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt  sau đó chọn Cấu hình hệ thống”.

Bước 2: Click vào “Thiết lập thông tin” (1), chọn “Thông tin công ty” (2).

Bước 3: Click button “Sửa” ở góc phải.

Bước 4: Tại màn hình này, bạn có thể cập nhật thông tin công ty theo nhu cầu, sau đó click “Lưu”.

2. Khởi tạo User

Thêm mới nhân viên (Tạo User) là chức năng tạo tài khoản đăng nhập vào phần mềm cho nhân viên. Nhân viên sẽ dùng tài khoản này để đăng nhập vào phần mềm.

Để tạo một tài khoản đăng nhập cho nhân viên, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Click chuột vào biểu tượng cài đặt góc phải phía trên của màn hình và chọn “Quản lý người dùng”.

Bước 2: Click “Thêm người dùng”.

Bước 3: Nhập thông tin username, mật khẩu, email, Vai trò…

Lưu ý: Các trường dữ liệu có gắn dấu * là những trường bắt buộc nhập.

Bước 4: Click “Lưu” để tiến hành tạo mới tài khoản cho nhân viên.

Lưu ý:

– Bạn có thể chỉnh sửa lại thông tin người dùng bằng click vào nút “Sửa”.

– Các thông tin chi tiết khác có thể điền bởi người dùng tương ứng sau khi đăng nhập vào hệ thống.

3. Thêm/ Bớt giá trị trường sổ xuống

Trường dữ liệu sổ xuống là những trường dữ liệu với giá trị có sẵn cho phép bạn tùy chọn giá trị mà không cần nhập tay.

Ví dụ: Nguồn khách hàng sẽ có những giá trị để bạn lựa chọn như sau: Gọi điện, khách hàng cũ…

Nếu bạn nhận thấy một số giá trị lựa chọn chưa phù hợp với đặc thù ngành nghề của công ty, để tùy chỉnh lại các trường dữ liệu sổ xuống, bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau đây:

Ví dụ: Muốn thêm 1 giá trị vào trường “Danh mục sản phẩm” cho module “Sản phẩm

Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt và chọn “Tùy chỉnh Dropdown

Bước 2: Chọn module và trường dropdown tương ứng muốn thêm giá trị (1), sau đó click “Thêm giá trị” (2).

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin, sau đó click “Lưu”.

Ghi chú:

    1. Giá trị: Điền giá trị vào đây, lưu ý chỉ nên điền tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu.
    2. Nhãn hiển thị (tiếng Anh): Điền nhãn hiển thị tiếng Anh, khi bạn thiết lập ngôn ngữ là tiếng Anh thì sẽ hiển thị nhãn này.
    3. Nhãn hiển thị (tiếng Việt): Điền nhãn hiển thị tiếng Việt, khi bạn thiết lập ngôn ngữ là tiếng Việt thì sẽ hiển thị nhãn này.
    4. Giao cho vai trò: Điền các vai trò có quyền chọn giá trị.
    5. Chọn màu: Chọn màu background cho giá trị.

Sau khi đã tạo xong giá trị cho trường dropdown, giá trị mới này sẽ hiển thị trên trường dropdown của module tương ứng.

Tip: Ngoài chức năng tạo mới, phần mềm cũng cho phép bạn sửa hoặc xóa những giá trị không phù hợp.

4. Cấu hình Email Server

Để có thể gửi email trao đổi với khách hàng trực tiếp trên phần mềm Paroda CRM (đối với bộ phận bán hàng) hay thực hiện các chiến dịch email marketing (đối với bộ phận tiếp thị).

Mục đích của việc đăng ký Mailgun giúp bộ phận Marketing có thể tự động hóa kịch bản chăm sóc khách hàng bằng email, bộ phận bán hàng có thể chủ động gửi email cho khách hàng ngay trên phần mềm.

  • Đăng ký Mailgun:

Mailgun là một tập hợp các API mạnh mẽ, cho phép bạn gửi email, nhận email, theo dõi email một cách dễ dàng.

Trước khi kết nối Email Server vào phần mềm, bạn vui lòng đăng ký Mailgun theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn https://signup.mailgun.com/ và tiến hành đăng ký.

Bước 2: Click “Create Account” để tạo tài khoản.

Bước 3: Hệ thống sẽ gửi email để bạn xác thực tài khoản, click vào đường dẫn và cung cấp số điện thoại.

Bước 4: Hệ thống sẽ gửi một mã xác nhận qua SMS, bạn điền mã xác nhận và hoàn tất việc đăng ký Mailgun.

Bước 5: Đăng nhập tài khoản vừa đăng ký.

Bước 6: Chọn menu “Domains”, sau đó click vào nút “Add New Domain” để thêm domain vào.

Bước 7: Nhập tên domain vào và chọn các thông tin như hình, sau đó click “Add Domain”.

Bước 8: Sau khi tạo xong, bạn copy toàn bộ nội dung và gửi cho nhà cung cấp domain của bạn.

Bước 9: Nhà cung cấp đã chỉnh sửa thông số và báo lại cho bạn, bạn click vào “Verify DNS Settings” để xác thực.

  • Kết nối tài khoản Mailgun vào Cloudpro CRM

Sau khi đã hoàn tất từ bước đăng ký tài khoản Mailgun đến xác thực thông tin (đã hướng dẫn ở bài trước, bạn có thể xem lại tại đây), bạn tiến hành kết nối tài khoản Mailgun vào Paroda CRM để phục vụ cho việc gửi email tiếp thị, bán hàng… cho khách hàng ngay trên phần mềm.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Paroda CRM.

Bước 2: Click vào biểu tượng cài đặt  , sau đó chọn “Cấu hình hệ thống”.

Bước 3: Click “Thiết lập thông tin” (1), chọn “ Máy chủ gửi mail” (2).

Bước 4: Click “Sửa”.

Bước 5: Tiến hành nhập các thông tin để kết nối, sau đó click “Lưu” để hoàn thành.

5. Import dữ liệu cũ vào CRM

Công ty bạn có 1 danh sách khách cũ quản lý trên excel và giờ muốn chuyển lên CRM để quản lý phần mềm hỗ trợ thực hiện bằng việc IMPORT

Chức năng Import giúp bạn nhập dữ liệu hàng loạt, giúp tiết kiệm thời gian khi cần nhập một lượng lớn dữ liệu lên CRM.

Lưu ý:

– Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà Paroda CRM đã cung cấp.

– Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel…) vào CRM.

– Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.

Bạn thực hiện các bước sau để import dữ liệu vào hệ thống CRM:

Ví dụ: Import dữ liệu cho module Đầu mối (Các module khác cũng thực hiện tương tự).

Bước 1: Truy cập vào module “Đầu mối”.

Bước 2: Click vào button “Nhập dữ liệu”.

Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo.

Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin.

Ghi chú:

1: Lựa chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng.

    • Skip: Với tùy chọn này, nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ bỏ qua không import dòng dữ liệu bị trùng vào CRM.
    • Overwrite: Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu theo thông tin từ file excel thay thế dữ liệu trên CRM (Ví dụ: Trên CRM trường email đang là abc@gmail.com, trên excel trường email là abc123@gmail.com thì kết quả sau khi import trường email trên CRM sẽ được cập nhật là abc123@gmail.com).
    • Merge: Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo số điện thoại) thì hệ thống cho phép gộp dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM thành một.

Nếu trường thông tin trên CRM bị trống và excel có thông tin thì thông tin đó sẽ được cập nhật bổ sung (Ví dụ: Trên CRM không có email, file excel có email, thì sau khi Import trường email sẽ được cập nhật trên CRM).

Nếu dữ liệu trên CRM và file Excel khác nhau thì hệ thống tự động cập nhật dữ liệu từ file Excel vào CRM.

2: Tiêu chí bắt trùng. (Các tiêu chí này có thể tùy thuộc theo tùy chọn của bạn bằng cách lựa chọn giá trị cột bên cạnh và và di chuyển sang).

3: Nếu bạn chọn nút “Tiếp” thì cấu hình bắt trùng thông tin đã thiết lập sẽ được áp dụng, nếu bạn chọn nút “Skip this step” thì cấu hình bắt trùng thông tin đã thiết lập sẽ KHÔNG được áp dụng, như vậy dữ liệu bạn import vào có thể sẽ bị trùng lặp với dữ liệu trong CRM.

Ngoài ra, sau khi chọn nút “Skip this step” và import xong, màn hình sẽ hiển thị thêm nút “Xóa DL import lần cuối”, mục đích là xóa đi các dữ liệu bạn vừa import đi nếu bạn nghi ngờ dữ liệu vừa import có trùng lặp với dữ liệu trên CRM.

Bước 5: Mapping các trường dữ liệu.

– Trong bước này, bạn cần xác định cột thông tin nào trên excel được map với trường thông tin nào trên CRM (Lưu ý: Nếu tên cột trên file excel giống với trên trường trên CRM thì hệ thống tự map sẵn cho bạn, việc của bạn là rà soát lại lần nữa để đảm bảo thông tin mapping được chính xác).

– Bạn có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các trường được ánh xạ với điều kiện nếu các giá trị đó rỗng trong file import:

– Để tiết kiệm thời gian không phải thực hiện mapping lại cho những lần import sau thì bạn nên lưu lại mẫu mapping cho chính xác. Bạn thực hiện như hình dưới:

    • Tick vào “Lưu để dùng lại”.
    • Nhập tên mẫu để dễ nhớ.

– Cuối cùng là bạn click vào button “Import”.

Bước 6: Kết quả sau khi import thành công dữ liệu vào hệ thống.

Ghi chú:

1: Số record import, đây là số record có trong file excel.

2: Số record đã được import vào CRM. Đây là những record đã thỏa mãn các điều kiện cấu hình ở các bước trên.

3: Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là Overwrite, thì đây là số record dữ liệu đã được cập nhật (ghi đè) lên record đã có trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

4: Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là Skip, thì đây là số record dữ liệu đã bị bỏ qua không Import vào CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

5: Khi bạn chọn phương thức xử lý đối với tiêu chí bắt trùng là Merge, thì đây là số record đã được gộp các field thông tin giữa file excel và trên CRM, vì trong danh sách import có dữ liệu trùng với dữ liệu trên CRM.

Bước 7: Click “Chi tiết” để xem thông tin danh sách Đầu mối import.

Previous 6. Tổng quan về hệ thống CRM
Next 8. Thêm mới Người dùng dành cho Admin
Table of Contents