7. Ghi lại thanh toán hóa đơn
Ngoài ra, hệ thống sẽ gửi một email khác ( Đã ghi thanh toán hóa đơn (Đã gửi cho nhân viên ) đến đại lý bán hóa đơn và người tạo hóa đơn , email này cũng sẽ được gửi khi khách hàng thanh toán hóa đơn trực tuyến qua cổng thanh toán trực tuyến).
Hãy nhớ rằng nếu thanh toán được ghi lại qua khu vực quản trị từ nhân viên thì nhân viên này (hiện đã đăng nhập) sẽ không nhận được email.
Trong khi xem hóa đơn từ khu vực quản trị, hãy nhấp vào nút + Thanh toán để ghi lại một khoản thanh toán hóa đơn mới, sau khi bạn nhấp vào nút, chế độ xem mới sẽ được hiển thị bao gồm hình thức thanh toán hồ sơ.
Hãy nhớ rằng nút + Thanh toán sẽ chỉ được hiển thị nếu người dùng có quyền thanh toán CREATE, nút này cũng có thể bị vô hiệu hóa trong hóa đơn có trạng thái Đã thanh toán hoặc Đã hủy.
- Số tiền Đã nhận – Tổng số tiền được thanh toán cho hóa đơn này, trường này sẽ được tự động điền dựa trên số tiền đến hạn của hóa đơn.
- Ngày thanh toán – Chọn ngày thanh toán, theo mặc định ngày hiện tại sẽ được chọn.
- Phương thức Thanh toán – Bạn cần chọn một trong các phương thức thanh toán có sẵn cho hóa đơn này. Chế độ thanh toán không được hiển thị trong danh sách? Nhấn vào đây để đọc thêm.
- Ngoài ra, bạn có thể thêm ghi chú thanh toán .
- Không gửi email đã ghi thanh toán hóa đơn đến các địa chỉ liên hệ của khách hàng – Nếu được chọn, sẽ không có email nào được gửi đến các địa chỉ liên hệ của khách hàng mà thanh toán được ghi lại cho hóa đơn này. Trong trường hợp bạn muốn tắt tùy chọn này, bạn có thể tắt mẫu email trong Thiết lập-> Cài đặt-> Thanh toán hóa đơn được ghi lại (Đã gửi đến danh bạ khách hàng), sau khi mẫu bị tắt, trường này sẽ không được hiển thị và không có email nào được gửi đến khách hàng.
- Nhấp vào lưu
Sau khi thanh toán được ghi lại, trạng thái hóa đơn sẽ được tự động cập nhật dựa trên tổng số tiền. Nếu toàn bộ số tiền được ghi lại cho hóa đơn này, trạng thái sẽ được cập nhật thành Đã thanh toán , nếu không sẽ được cập nhật thành Thanh toán một phần .
Email đã được gửi đến các địa chỉ liên hệ của khách hàng
Nếu không chọn “ Không gửi email đã ghi thanh toán hóa đơn đến địa chỉ liên hệ của khách hàng ” sau khi thanh toán được ghi lại, email (có tệp đính kèm thanh toán PDF) sẽ được gửi trực tiếp đến địa chỉ liên hệ của khách hàng để thông báo rằng thanh toán đã được ghi lại cho hóa đơn này.
Để chỉnh sửa nội dung email, vào Cài đặt -> Email Mẫu -> Invoice Payment Recorded (Sent to customer contacts)..
Đã gửi email cho nhân viên Ngoài ra, hệ thống sẽ gửi một email khác ( Đã ghi thanh toán hóa đơn (Đã gửi cho nhân viên ) đến đại lý bán hóa đơn và người tạo hóa đơn , email này cũng sẽ được gửi khi khách hàng thanh toán hóa đơn trực tuyến qua cổng thanh toán trực tuyến).
Hãy nhớ rằng nếu thanh toán được ghi lại qua khu vực quản trị từ nhân viên thì nhân viên này (hiện đã đăng nhập) sẽ không nhận được email.